某建筑安装业公司携手 SeaTable 打造高效工单管理系统，实现数字化升级！

引言

在数字化转型的浪潮中，建筑安装维修工单面临着传统工单管理方式的诸多挑战。如何提升多岗位协同效率、确保数据安全、实现自动化流程管理，以及满足数据分析需求，成为了他们亟需解决的问题。SeaTable 以其灵活的数据管理和强大的应用搭建功能，为其提供了一套全面的解决方案。

案例背景

某公司为客户提供材料采购、设备维修维护等服务，整个维修项目过程中涉及多个岗位协同。随着业务规模的不断扩大，此前通过Excel记录工单的方式，逐渐暴露出协作困难、数据安全风险、自动化程度低等问题，例如Excel中的数据容易被误改，并且更改记录无法追溯。

因此，公司亟需一种新的解决方案来改善这些问题，比如能够设置岗位权限、有序处理工单交接、并进行数据分析的管理系统。为此，公司选择了 SeaTable 作为他们的数据管理与协作平台。

需求分析

为满足该公司的需求，我们了解到他们主要需要解决以下三个问题：

权限管理：不同岗位的工作人员应当只能查看和编辑与其职责相关的数据，以避免数据混淆和安全风险。
自动化流程：简化工单各节点的交接流程，并实现节点流转的自动化，从而提高工作效率。
数据分析：建立一个可以预警超期处理、展示毛利和完成率等统计的可视化看板，为管理层决策和绩效管理提供依据。

工序和岗位流程图

工序岗位对应的表间关系图

SeaTable 解决方案

基于客户的业务流程需求和表格框架，SeaTable 通过其智能表格和应用搭建功能，为该公司搭建了一个工单管理应用系统，各个岗位成员在应用内处理工单、查看工单和统计分析等即可。

应用搭建功能是以智能表格为数据后台，通过组合各种预定义的页面类型，如表格、表单、看板、图库、查询、自定义页面等，零代码创建一个复杂的应用程序。在应用中可以按需增加用户角色，可以对页面设置数据预过滤、哪些角色可查看页面、编辑行等。团队成员可以被批量加入应用，也可以通过对应角色的邀请链接或二维码登录应用。

以智能表格为数据后台来搭建应用

1.多岗位协同与权限管理

在基于表格搭建的工单管理应用中，增加多个类型页面，来完成不同环节的数据录入和查询等工作。同时，结合页面的数据设置中的“预过滤”、“预隐藏列”、“列只读”，以及页面权限中哪些角色（管理员、任何人、没有人、特定角色）可以查看页面、编辑行和增加行等设置，实现了不同岗位的权限管理与权限分离。

例如：

安全员 只能看到和编辑需要处理报备风险的工单记录，不能随意变更工程进度或查看报价信息。
维修经理 则贯穿项目始终，与其他角色进行深度协作。

结合应用的截图，来看下部分细节设置：

安全员：

在工程部的“工单风险报备”表格页面，通过预过滤“工单风险为空” 过滤出需要处理的工单。
通过设置列为只读，将安全员可以查看但是不能编辑的字段，设为只读。
该页面用来提报工单风险，设置“管理员”和“安全员"可看该页面，”安全员“无页面的新增行、删除行权限，只能在现有工单数据内去提报风险。
安全员不需要了解报价信息，那么对关联的项目信息中的报价字段设为隐藏。

工单风险报备页面设置

设置链接记录中部分字段可见

维修经理：

以与行政部在报价环节协同为例，用两个页面完成：一个页面用于各个维修经理来提报工单报价。另一个页面用于行政查看提报上来的报价，进行审核返回报价状态。行政只能更改报价状态，不能更改具体报价金额。

工程部报价

行政部审核报价

2.工单节点交接流程化与自动化

在工单管理表格中，通过链接列打通了各个环节子表数据，实现了工单基础信息、施工进度、合作方结算等环节数据的关联。然后在表格上通过创建自动化规则（多种触发条件及其动作），使得工单数据在各环节间自动顺畅流转。

SeaTable 的自动化规则功能

那么在以表格为基础搭建的工单管理应用中进行操作时，工单数据将按设置的自动化规则自动触发执行。

例如：

工单环节间按触发条件自动添加关联链接。
自动提醒被指派的维修经理及时安排施工单位并报价，同时自动同步工单序列号到项目进度子表。
工单超期处理的自动提醒和预警等。

创建的自动化规则

以新工单创建分配维修经理为例：

行政录入工单后，自动触发规则，提醒被指派的维修经理，及时安排施工单位并报价，且自动同步工单序列号到到“项目进度表”，且自动关联“项目基础信息表”和“项目进度表”。这样，维修经理在指派项目施工单位时，也可以去查看项目基础信息，具体是哪个项目要分派和待开始。

自动化规则设置

通过自动化规则发送到工单管理应用的通知

在应用中查看关联项目信息的可见内容

3.数据可视化看板

在工单管理应用的“数据看板”文件夹中，通过增加自定义页面并使用其中的文本、容器、统计等元素，搭建了毛利率看板、工程进度看板；通过增加时间线页面，快速生成了项目的甘特图。

通过这些看板，领导可以实时直观地了解项目进展、毛利情况以及员工的闭单率和完单率等关键指标，为决策提供有力支持。

毛利率看板

进度看板

项目甘特图

实施效果

通过使用 SeaTable，该公司成功地将工单管理流程数字化，提升了跨岗位协作的效率，确保了数据的安全性，并实现了业务流程的自动化。此外，数据看板的建立，使得管理层能够实时监控项目进展，助力决策优化。SeaTable 不仅解决了该公司的即时需求，还为其未来的发展提供了可扩展的平台。

结语

综上所述，通过引入 SeaTable 平台，该公司不仅解决了原有工单管理系统中存在的问题，而且还实现了业务流程的优化升级。SeaTable 凭借其强大的数据协作能力、灵活的应用搭建功能以及高效的自动化规则，成功助力该公司打造了一个高效、智能的工单管理系统。未来，随着业务的发展，SeaTable 将继续为其提供强有力的支持。同时，这一案例也再次证明了 SeaTable 在助力企业数字化转型中的强大潜力和灵活性。

Last modified by seatable, 2024-10-30